文具@高效率

章节摘录

01 文件夹整理技巧 让文件不再堆积如山文件夹是整理文件时不可缺少的工具。商务文件一般都是A4大小的，所以有很多人都使用A4文件夹来整理保存。虽然文件夹是大家都非常熟悉的工具，但是我们却会常常弄错它的用法。因此，首先为大家介绍文件夹的使用方法。一般情况下，我们使用文件夹是为了整理资料，不让信息摆放得零乱无章，或是为了妥善保存重要文件，避免出现折角情况。这样的业务流程往往容易引起工作上的不便。为了避免带来工作上的不便，在使用文件夹整理文件时，应该按照“不同项目”、“不同案件”分开整理。为A项目准备A文件夹，为B项目准备B文件夹。技巧就在于：绝对不要将不同项目的资料放入同一个文件夹之内。应该有不少人都试过以上所说的方法吧。实际上，绝大多数的人都会遇到这样的情况：文件夹不断分类，数量不断增多，渐渐堆积成山，最终导致工作无法顺利展开。也许连文件自身都在呼喊着“要这样堆到什么时候”。信息不是用来储存（保管）的，而是应该让它流动起来（处理）。只有灵活利用了，信息才有价值，仅仅整理是毫无意义的。正因为使用文件夹能妥善地保存文件，本来应该流动利用的文件往往会在不知不觉中被储存了起来，这是我们必须要注意的地方。一般来说，有以下两种方法：根据“待处理”、“已处理”、“保管”等工作阶段区分文件的分类方法和按日期区分的时间系列保管方法。但是，对一般人来说，采取这两种方法非但不能充分利用信息，反而会导致文件不断堆积。在此，我们建议大家考虑“流动文件夹”。这是一种根据自己能处理的工作量来决定文件夹数量的方法。以我自己为例来说，我都是将能流动管理的文件的数量设定为10个。因此，当前工作所用的文件夹也就只有10个。有新文件（工作）出现的时候，如果不处理好已有文件夹的工作的话，就不能将新工作加入文件夹之内。这样一来就变成文件夹的数量决定自己可以处理的工作量。比方说，假设现在已有10个文件，又新增了第11个文件，这时你就需要决定优先处理哪个，哪个文件暂缓，“不作处理”。若是都决定延缓或是保留的话，文件夹就会不断增多，信息也只会不断堆积储存，工作得不到有效处理，最终变得杂乱无章。如果要将文件严密分类的话，必定会出现界限不明确的文件。若是设定详细的规则，就只会变得越来越麻烦，直到无法继续下去。为了避免出现这样的情况，一开始就设定好能流动处理的数量，之后再根据情况进行调节，尽量不要超出这个数，这样的方法既简单又实用。假如已经堆积了八、九个文件，你就会开始着急，如果不赶快处理的话，就无法着手新的工作。这样一来，工作效率也会自然而然地提高。也就是说，比起费时间分类、整理工作和文件，还不如集中处理眼前的工作。若是保存文件的话，不管有多少个文件夹都没关系。不过若是处理文件的话，绝对不能让流动文件夹的数量超过自己能处理的工作量。要设定几个流动文件夹是你必须好好考虑的问题。一般来说，什么类型的文件夹都可以拿来使用。不过，对于需要与大量的纸质资料打交道的人来说，选择“超硬文件夹（带插袋）”作为流动文件夹十分方便，因为这种文件夹插袋比较大，而且结实耐用。如果是一般的文件夹的话，不仅容纳的纸张有限，勉强塞进去的话，接口处还会渐渐裂开。然而，换成超硬文件夹的话，附带有10厘米左右的插袋，整理汇总的文件也能放得进去。不过，虽然一个文件夹能收纳大量的资料，但是不要忘记快速处理文件的诀窍在于绝不将不同工作混杂在一起。 再重复一次，清楚意识收入文件夹中的文件是要流动利用还是要堆积储存，是非常关键的。千万不要被文件夹可以用来收集保存的表象蒙蔽了。在不经意之间，文件夹常常被用于保管储存资料，数量不断增多。为了避免发生这样的情况，最好有意识地将储存和流动利用分开。流动利用的情况下，就使用“流动文件夹”来限定数量，从而避免发生工作停滞的情况。02 使用文件夹完成工作的一元管理在工作管理上，文件夹是我们最熟悉而且很便宜的工具，对每一个人来说都不陌生。因此，在这里为大家介绍几种灵活使用文件夹的小技巧。设定文件夹的数量，以项目为单位进行管理的时候，若是能贴上临时标签就十分方便了。反正是流动使用的文件，活用手边的便笺条充当标签就可以了。拿起随处可见的“便利贴”就可以体验一下了。要点在于，不要将便笺条直接贴到文件夹封面上，而是要贴到文件夹的内侧。在便笺条的背面，即边缘处粘着胶的那一面上写字，再贴到文件夹的内侧。这样的话，即使有几个文件夹叠放在一起，或是放在包里，便笺条也不会因为摩擦而受损或者脱落。如果使用的不是普通的便笺条，而是“藏点标签”之类可以当做标签来粘贴的便笺的话，由于整个背面都涂着胶，所以也可以直接贴在文件夹上面。这样的话，即使贴着标签直接塞入包中，也不会因为和文件之间的摩擦而脱落。如果你经常有一些繁杂的任务，可以列出一个待处理任务的列表。不过，还有一个更简单的办法，那就是将需要做的事情写在便笺条上。这时的便笺不要贴在文件的纸张上，而是贴在按照不同项目整理出来的文件夹上。这样做的话，文件所需要的资料和需要处理的任务就实现了一元化，通过文件夹就可以轻松完成对整个工作情况的管理。由于资料和需要处理的任务实现了一体化，即使随身携带也不会出现资料散失的情况，而且对于现在应该做什么也是一目了然。 再给大家介绍一个小绝技，在和客户洽谈时，还可以将文件夹拿来充当白板使用。如果使用“简易白板记号笔”在文件夹上写字的话，用手指或者面巾纸就能轻松擦掉。开自由讨论会议时，我们会借助图表来向大家解释说明。这种情况下，也许你不想打开自己的笔记本来写，也不好意思请对方来写。但是如果你是写在文件夹上的话，不管写了多少都能轻松擦掉，你就可以毫无拘束地传达自己的想法了。不同的文件夹管理不同项目的资料，而且必要的任务和构思思路也以书写在便笺上的形式与之融为一体。与客户洽谈时，还可以用来充当白板。是的，只需要携带一个文件夹，你就可以将它灵活运用于各种用途。对我来说，文件夹是充满潜力的、必不可少的工具。03 “招牌”标签为了能迅速地找出需要用的文件，最好在资料上贴标签，提高与信息之间的连接性。这与“招牌”的效果是一样的。为了到达想要去的地方，与其毫无方向地往前走，不如以那些指示位置的指示牌为标记。这样应该能更快到达目的地。按照自己能懂的方式给文件标签起标题。使用文件夹的时候，起的标题最好能让人立刻了解资料的内容，比方说“新商品的开发项目”、“A案的业务资料”等等。在前面一节中已经为大家介绍了便利贴和藏点标签的用法。在这里再为大家推荐一个好用的工具，那就是“便利贴标签索引”。这是一种用薄膜材料制作而成的便利贴标签，其最大的优势在于可以轻松简单地粘贴、撕除。有很多人都在频繁地循环利用文件夹，因此文件夹的临时保存功能很强。这样一来，即使给文件夹贴上了标签，也很少会一直保存下去。在这样的情况下，能轻松简单地粘贴、撕除的标签就会成为非常方便好用的工具。另一方面，大多数公司都应该能找到“索引标签”。这样的标签是要完全粘贴到文件夹上去的，所以适合用来做储存资料用的标签。文件夹有两个用途，分别是以流动处理为目的的临时保管以及长久保存。标签也可以按照不同用途加以不同运用。如果面积太小，手写不出整齐的文字的话，可以利用米其邦提供的“标签伙伴”免费服务。通过这个服务可以轻松印刷出原创标签。只要下载安装一下软件，就能制作出印刷优良的标签。另外，在使用标签充当索引时，为了能迅速找到需要的资料，很多人都是把标签露在文件外面的。但是，这样的贴法偶尔也会带来麻烦。如果将资料放在包里的话，标签就会弯折损坏，甚至会在你没注意到的时候脱落不见。如果这样贴的目的是为了提高可视性，那么也不是一定要将标签露在资料外面。关于将标签贴在文件夹的什么位置的问题，只要你根据自己的工作类型下点功夫应该就能找到答案。如果你习惯用右手手指来翻页的话，可以将索引贴在文件夹的右侧。如果你不习惯装订合订本，而是喜欢直接横列着使用的话，将标签贴在文件夹的底部位置应该会一目了然。如果你习惯一边用手摸着一边找的话，推荐你使用标签工具“DYMO”，因为这种工具可以产生凹凸感。由于DYMO不与日语相对应，所以必须使用字母或者数字来进行分类、贴标签，这也是DYMO的不足所在。不过，能在胶带上模压出文字和数字的感觉很好玩，从而也会让贴标签的工作愉快起来。另外，与必不可少的标签工具“贴普乐”相比，DYMO还具有不一样的功能。贴标签的做法可以运用到各种各样的场合。不过也有一些物品是很难贴上标签的，例如活页笔记本的背面。但是，还是有办法可以将标签贴上去的。只要使用一种能将标签挂在活页环上的标签工具“活页环索引”，就可以将标签弄上去了。成为“招牌”的标签是需要反复查看的，所以只要认真仔细地下功夫研究，就能提高与资料的连接性。虽然在制作标签的时候会耗费多一点时间，只要能提高整体工作的效率，最后是会得到回报的。请一定要学会制作招牌的本领哦。

前言

假如你是领着薪水工作的上班族，那就是专业人士啦。就像西雅图水手队的铃木一郎、游泳健将北岛康介等运动员一样，专长于某一领域。那你知道专业的运动员们对“工具”都是非常讲究的吗？专业的棒球选手、足球运动员们从来都不会穿和别人一样的钉子鞋。铃木一郎在打棒球时也没有使用棒球俱乐部提供的球棒和手套。然而，我们平时使用的工具是不是都以公司提供的物品为主呢？如果你认为自己足够专业的话，那么请一定要对工作工具讲究起来。你应该仔细挑选工作所需的每一件工具，并且好好研究一下使用方法。棒球的专业人士都会挑选适合自己的球棒，然后摆出适合的姿势。随随便便、马马虎虎的人，不能称为专业人士。那么，你们身边的工具都是些什么样的呢？ 你们有没有按照自己的意愿来挑选工具并好好研究呢？北岛选手倾心于新式泳衣，众所周知，他正是穿着新式泳衣刷新了自我最高纪录。新的工具会带来新的可能。这个道理并不仅仅适用于运动员们。在工作中也是一样的。新的工具会带来新的可能。如果你使用新的工具，处理工作的速度就会有所提高。北岛选手穿着新泳衣，提高了他的游泳速度。在工作中，有的工具可以帮助你提高效率，有的工具会让你与他人的沟通交流变得顺利畅通，还有的工具会调动你的工作热情。比方说，如今大家都在使用手机，通过它我们获取信息的效率得到大幅提高。应该没有人不知道手机，但是，还是有很多工具是大家不知道的。如果能学会使用那些原本不知道的工具的话，工作效果肯定会比现在更好吧。即使是我们都已经很熟悉的工具，如果能学会如何充分利用，也能收到更好的效果。长期以来，我一直都执着于对工作工具的讲究。我不断寻找那些可以提高工作效率的、更适合自己的工作类型的工具，并不断加以充分利用。另外，我也尝试了很多会带来新可能的工具，例如数字工具和模拟工具等。就像北岛选手执着于新泳衣，一郎选手执着于球棒一样，专业运动员们通过对工具的自如运用收获了出色的成绩。对商业人士来说也是一样的。大家通过有效利用工具发掘出更多的可能，收获更好的成果。本书为大家介绍如何使用各种对工作有帮助的工具。工具可以分为模拟工具和数字工具两种，在这里主要为大家介绍的是文具的使用方法，文具是属于模拟工具的。这不是一本仅仅罗列出大家感兴趣的工具的目录集。而是要将文具当作一种工作工具，并有意识地加以“充分利用”。而且，我们并不建议你完全照搬书中的方法，而是希望你能在参考之后挑选出适合自己的工具。另外，我们要清楚认识到，即使是那些近在我们身边、却没有意识到的工具，只要能好好研究其使用方法，或者是和其他工具组合起来使用的话，也能发挥出的新的作用。如果能给我们带来灵感，创造出新的使用方法的话，那就更好不过了。在本书中，我们会反复解析以下两个方面的思维方式。·使用“什么样的”工具？（新的工具）“如何”使用工具？（工具的新功能）第一个问题是“新工具的可能性”。如果使用新的工具，工作的速度和完成情况也会发生变化。只要你将视线转向新工具的可能性，你就可以期待出现更多成果。因此，我们要好好考虑在什么样的情况下使用什么样的工具。另一个问题是“工具的功能”。每一样工具都有其功能。虽然剪刀的功能是“剪纸”，但是在做剪报时，是把剪刀用来“从杂志上截取信息”。如此想来，除了剪刀之外，应该还有其他工具可以用来“从杂志上截取信息”。最近，我经常使用的是数码相机。将杂志上的插图、有用的部分拍摄下来，“将信息从杂志上截取下来”，保存到个人电脑上。这样一来，就不需要再用胶水粘贴了。为了能发挥出每种工具的不同作用，一定要挑选出最具序 言5效果的工具。从杂志上截取信息时，如果数码相机比剪刀更有效果的话，那么使用数码相机就能节省不必要的劳力。一个工具是具有多种功能的。以数码相机为例，除了“拍摄人或风景”这一功能之外，近来还新增了充当“扫描仪”的功能，将文字和文件等做成数码数据保存下来。此外，原本在刷漆时需要覆盖不必刷漆的部分以避免弄脏，结束之后再拆除。这是遮蔽胶带所具有的功能。最近，各种漂亮图案的胶布都纷纷登场，胶布也出现了新用法，刷完漆之后不拆除也没关系。这样的胶布已经不仅仅是用来封口的工具了，它还具有各种不同的活用方法，比如它可以用来做剪报时使用的胶布，还可以用来做文件夹和笔记本的标签，甚至可以在弯折之后用来做便笺，还可以做无需用笔的标记等等。除此之外，还有很多各种各样的方法可以扩展各种道具的功能。比方说，将各种具备不同功能的道具进行组合之后再利用的“组合法”、在原有功能的基础上增加新功能的“定制定做法”、配合自己的做法创新制作的“自制法”等等。在使用工具时，“使用什么”很重要，与此同时“如何使用”也很重要。发现新的工具，会带来之前从未发现的可能性。而且通过最大限度地发挥工具的作用，会让你身边那些不起眼的工具摇身一变，成为非常方便好用的工具，让你收获出色的工作成果。组合使用，效果更佳。当然，我们也不能忽视最初的乐趣--通过善用工具让工作变得愉快起来。挑选工具，研究使用方法，然后享受使用的过程。希望读者朋友们能参考我所介绍的文具使用技巧，并找到属于自己的独特用法。针对商品上所标的标记，在卷末的“咨询列表”部分统一回答。

后记

就在刚才，我完成了两箱工具的照片拍摄工作，回到了家中。现在是星期六晚上八点。我还有一个工作没有完成，那就是现在正在写的后记。在我家里，本书中没有提到的工具预备军装满了三个以上的纸箱。全都是我自己买来试用的工具。我写此书并不将这些工具当作感兴趣的文具目录来写，而是保持将文具当作“工作工具”来使用的意识来写的。因此，虽然书中介绍了很多基本的工具，但其实是将焦点锁定在真正有用的“功能文具”上来介绍的。虽然我还有很多其他有趣的文具，但在这本书中并没有介绍。关于工作技巧的书已经有很多，让人意外的是关于工作工具的书却很少。虽然介绍数码工具的书数量不少，然而介绍数量多、使用机会也多的模拟工具的书却是非常之少。之前，我还在写关于笔记本使用技巧的书的时候，编辑负责人市川有人提出了关于本书的企划，然后我花了一年多的时间完成了这本书的写作。我一直追求的目标都是读者朋友们的幸福。换句话说，我希望我写的书对读者来说是有用的，是大家在工作能用到的。一直以来关于模拟工具的信息交流都比较少，这让人很意外。正好以本书为转折点，希望读者朋友们能喜欢本书。总会有人能明白你所费的心思。看完这本书并不是结束。请从这里开始新旅程。在本书中，我一直在反复说明两个观点。那就是关于新工具的可能性和工具的新功能。也就是使用什么样的工具，还有怎样使用的问题。想要刷新工作表现，使用新的工具最快。工作中必不可少的不是心情和性情，而是质量和速度。工作并不是靠一味埋头苦干就能顺利发展的。只要你使用新工具，哪怕只前进了小半步，工作的结果也会逐渐变得不同。完成剪纸这一工作的时候，比起用手去撕，当然是用剪刀剪更光滑更好，这是人人都知道的事情。若是直线裁剪的话，使用拆信刀会更快，这也是常识吧。然而，在裁剪胶带的时候，应该没有多少人会特意选择使用经过加工、粘着剂难以黏着的剪刀，或者是只需要旋转就可以让胶带呈虚线、波浪线断裂的旋转式裁剪刀吧。想要添加像杂志附录一样的线状孔眼的话，只要使用虚线状的旋转式裁剪刀就能轻松解决问题。使用不粘胶的剪刀的话，就能缩短时间。如今，我们已经进入了出差和外出时也要工作的时代。我在书中也介绍了移动中使用方便的新工具，大家可以将那些能帮你完成工作的工具都统一成笔型，全部收放在笔袋里。不堆积疲劳、保持高昂的工作热情也是工作中很重要的一点，可以通过身边的工具来帮你实现。即使是最基本的工具，不同的使用方法也能让它的可能性变得更大。我们在办公室里经常会看到的情景是在便笺上写下留言，然后贴到电脑显示屏上或是键盘旁边。这是把便笺当作交流工具来使用的。一想到交流，还是使用时尚可爱的便笺更有效。在书中提到的使用立体便笺的场景，可以用来向桌子上乱七八糟的人传达留言。当你遇到普通便笺可能会被埋起来的情况，立体化便笺会比普通便笺显眼突出很多。也就是说，强调突出了“传达”这一功能。便笺还有很多其他的使用方法。为了之后便于“回头查看”，可以将便笺当作索引贴上去；为了让任务“显眼突出”，可以与其他记述区分开来粘贴。还有的方法是为了有效地记录构思创意，或是为了清楚整理出待处理任务清单。贴到文件夹上就变成了贴签；贴到书上就变成了用来做摘录的纸条；还有充当招牌的效果，能帮你快速找到关键词。重新思考工具的使用方法和使用场合的话，同一个工具也能运用到各种各样不同的用途上，成为多功能的工具。将关于方便工具和使用方法的信息封锁起来、只留给自己使用的时代已经结束了。通过分享好的信息，工具应该会越来越完善。人们是在不断制作出新的工具并将它推广的过程中让生活变得越来越方便的。我们都想要创造一个快乐的世界。创造一个很多人都从事着可以追求自己的工具、并在工具上费心思的职业的世界。我想,通过在几百日元到几千日元就可以买到的常见工具上下功夫就能改变世界的伟大工作将要出现。最后我想说的是，支持我的工作的人是顾客朋友。换句话来说，我衷心感谢读至此处的各位读者朋友。读完这本书的读者们，请你一定要将自己所下过的功夫传达给周围的人。真心感谢您一直读到最后。2011年1月美崎荣一郎

内容概要

美崎荣一郎

从大阪府立大学研究生部工学研究科毕业之后，至今一直就职于花王股份有限公司。

从进入公司开始就一直执着于工作工具的研究，为了提高工作的效率和质量，费尽心血。还在文具早餐会（由社会各界人士担任志愿者在东京、大阪、名古屋召开的学习会）和出售文具的书店（纪伊国屋书店•三省堂书店•丸善•钱入•川又书店）介绍提高工作效率的工具的使用方法。首本著作《成功者的笔记本都记些什么？》是一本现役职员公开介绍其活用笔记本技巧的书，成为最畅销的书籍之一，还在商务书籍大赛中获得第一名。

他在作为一名公司职员工作的同时，还和与业务没有直接关联的、公司外的商务人士一起召开学习会和交流会，有时还会举办演讲活动。在八户、盛冈、群马、水户、东京、名古屋、大阪、广岛、山口、福冈等地，做出了实际成绩，经常会被邀请去做演讲。

这些活动也受到媒体的广泛关注，几乎是每月都会被电视•报纸•杂志•网络媒体报道。

书籍目录

目录CONTENTS

第 1 章信息整理文具的技巧

01文件夹整理技巧让文件不再堆积如山 // 2

02使用文件夹完成工作的一元管理 // 7

03“招牌”标签 // 10

04多功能的遮蔽胶带 // 14

05便笺活用技巧 提高生产率 // 19

06活用便笺轻松查看笔记本 // 26

07便笺读书技巧 // 31

08制作原创便笺 // 36

09便笺的随身携带法 // 39

第 2 章与笔记本组合利用的文具使用技巧

10标上图符或标记 // 44

11三种不同类型的标记方法 // 49

12轻松上手的剪报术 // 51

13笔的随身携带术 // 55

14灵活使用高功能的插笔工具 // 59

15笔记本内可夹任何东西 // 66

16带着多本笔记本四处行走 // 69

17洽谈内容自动录入议事记录 // 71

第 3 章让工作愉快起来的文具活用技巧

18让你轻松记录的笔 // 78

19玩转乐高玩具 亲自制作  // 82

20灵活使用原创印章 // 85

21使用单孔打孔机和孔眼机定制笔记本 // 89

22不断改进的多功能橡皮 // 94

23灵活使用泡沫包装纸 // 97

24下功夫牢记笔记 // 100

25呈现美好外观 // 104

26iPhone和iPad各具适用的周边工具 // 108

第 4 章提高工作效率的文具活用技巧

27充分利用有限的空间 // 114

28整理电源电线 // 118

29有效地记录行程 // 120

30在记事本上标上标记 // 123

31计算时间、记录预想和结果 // 126

32活用身边事物 推算长度 // 129

33有效率地计算 // 133

34最大限度地利用剪切功能 // 137

35不犯错误盖上批准印 // 140

36在信封的封口方式下一番功夫 // 144

37提高翻页•分发的效率 // 149

38愉快完成保密信息的处理工作 // 153

39在自己家中也能拍出好的照片 // 156

40对考试有帮助的文具 // 160

编辑推荐

《文具@高效率:办公室文具活用术》编辑推荐：【文件•记事本•笔记本•移动式】的文具活用技巧，在愉快的工作之中提高效率！笔记本、便笺条、文件夹、遮蔽胶带、印章、乐高玩具……从记录、整理、构思工作内容和到读书、学习、交流，都非常有用！成本便宜，即刻派上用场。

作者简介

《文具@高效率:办公室文具活用术》内容简介：这不是一本目录，仅仅罗列出大家感兴趣的各种工具。而是要将文具当作工作工具来看待，并有意识地加以“充分利用”。

图书封面

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