Office高效办公应用技巧

书籍目录

第1章  Word文件管理
1

技巧1  文档不打开也能预览
1

技巧2  快速打开上一次最后编辑的文档
2

技巧3  将常用文档固定在"最近使用的文档"列表中
3

技巧4  下载使用Office Online上的模板
4

技巧5  使用现有文档创建新文档
5

技巧6  将重要文档生成副本文件
7

技巧7  防止文档损坏或丢失
8

技巧8  让文档自动定时保存
9

技巧9  保存文档时打包字体
10

技巧10  将文档发布为博客文档
11

技巧11  将Word 2010文档保存为与低版本完全兼容格式
12

第2章  Word文本编辑处理中的必备技巧
14

2.1  文本处理技巧
14

技巧12  快速设置上、下标
14

技巧13  快速输入分式（1/2、1/4、3/4）
15

技巧14  快速输入10以上的带圈数字
16

技巧15  快速返回上一次编辑的位置
18

技巧16  巧用"自动更正"功能快速输入长短语
19

技巧17  设置文档间的链接
20

技巧18  查找对话框关闭以后也能查找
22

技巧19  妙用替换功能设置文字格式
22

技巧20  让替换后的文本以突出格式显示出来
24

技巧21  解决网页中复制文档双引号为半角的问题
26

技巧22  解决网页复制文字多余空格问题
27

技巧23  巧妙删除文档中的空白段落（空行）
27

技巧24  两篇文档的并排比较查看
29

技巧25  英文单词大小写快速切换
30

技巧26  编辑文档时实现快速英汉互译
31

2.2  文本复制与移动技巧
32

技巧27  快速选取行、段落
32

技巧28  妙用F8键逐步扩大选取范围
33

技巧29  利用Shift键大面积选取文本
33

技巧30  利用Alt键控制选取块状区域
34

技巧31  快速以无格式方式复制网上有用资料
34

技巧32  巧将文本以图片形式保存
35

技巧33  让复制的文本与原文本相链接（超链接）
37

第3章  表格、图形、图片对象处理技巧
38

3.1  表格的编辑技巧
38

技巧34  一次性同时调整表格多列宽度
38

技巧35  妙用Alt键精确调整表格的行高与列宽
39

技巧36  在需要的位置上快速用画笔绘制框线
39

技巧37  在表格中批量填充数据
41

技巧38  解决复制的Excel表格超出当前文档宽度问题
42

技巧39  禁止表格列宽随输入的文字而变化
43

技巧40  实现表格行列对调
45

技巧41  表格中的数据自动排列
46

技巧42  对表格中数据进行求和、求平均值运算
47

技巧43  将一个表格拆分为两个表格
49

技巧44  将规则文本转换为表格显示
51

技巧45  解决表格跨页时一行被拆分在上下两页中的问题
53

技巧46  让跨页的长表格每页都包含表头
54

技巧47  将复制到的Word文档中的Excel表格链接到Excel
55

技巧48  直接在Word文档中创建Excel电子表格
57

3.2  图片、图形对象的处理技巧
58

技巧49  一次性插入多个图片
58

技巧50  裁剪图片只提取有用部分
59

技巧51  在图片中抠图
61

技巧52  重新调整图片的色彩比例
63

技巧53  设置图片（图形）立体化效果
65

技巧54  让图片外观迅速转换为自选图形形状
66

技巧55  巧用绘图画布组合图形
67

技巧56  调整图形、图片、艺术字的叠放次序
70

技巧57  快速为文档插入组织结构图
71

技巧58  轻松编辑图片顶点
74

技巧59  将设置好的图形效果设置为默认效果
75

第4章  文字与段落格式的优化设置
76

4.1  文字与段落优化设置技巧
76

技巧60  用快捷键微调字号
76

技巧61  建立海报时使用特大号字体
76

技巧62  设置首字下沉的排版效果
77

技巧63  减小文字的字间距来紧缩排版
78

技巧64  设置文档标题中部分文字下标显示效果
79

技巧65  设置小于单倍行距的行间距
80

技巧66  拖动标尺直观调整首行缩进或段落缩进
82

技巧67  设置段落跨页时同一段不被拆分在上下两页中
83

技巧68  用"格式刷"快速引用格式
84

4.2  文档样式与格式设置技巧
85

技巧69  根据工作需要创建自己的样式
85

技巧70  将现有文档的格式保存为样式
87

技巧71  将当前文档使用的样式保存为样式集
88

技巧72  一次性清除文档所有格式
89

4.3  项目符号和编号使用技巧
90

技巧73  导入图片作为项目符号使用
90

技巧74  调整项目符号的级别
91

技巧75  自定义编号为"第1条"格式
92

技巧76  取消自动产生的编号
93

第5章  页面布局与图文混排技巧
96

5.1  页面设置技巧
96

技巧77  拖动标尺直观调整页边距
96

技巧78  为需要装订的文档预留装订线的位置
97

技巧79  设置对称页面的页边距
98

技巧80  设置部分页面的方向
99

技巧81  指定每页包含行数与每行字符数
100

技巧82  改变新建文档时默认的页面大小
101

技巧83  设置文档水印效果
102

技巧84  为文档添加封面
104

5.2  页眉页脚设置技巧
105

技巧85  在页脚指定位置处插入页码
105

技巧86  设置在页边距或任意位置上显示页码
106

技巧87  在页眉中创建自动更新的日期和时间
108

技巧88  将文档的起始页码设置为指定值
109

技巧89  将多页后的页码重新设为第一页
110

技巧90  巧除页眉中默认的直线
111

技巧91  在页眉中插入图片
113

技巧92  自主控制页眉页脚距边界的尺寸
115

5.3  文档分栏与图文混排技巧
115

技巧93  实现不等宽分栏效果
115

技巧94  在任意位置上分栏（如让引文后的文档分栏）
116

技巧95  实现文档混合分栏效果
118

技巧96  分栏后的文档各栏保持水平
119

技巧97  让文字环绕图片显示
120

技巧98  让图片衬于文字下方
122

第6章  办公文档目录的创建与提取
123

6.1  文档目录的创建与编辑
123

技巧99  在大纲视图中建立文档目录
123

技巧100  折叠显示长目录
124

技巧101  重新调整目录顺序
125

技巧102  目录级别的调整
126

技巧103  相同目录级别的快速套用
127

6.2  文档目录的提取
128

技巧104  提取文档目录
128

技巧105  目录的快速更新
129

技巧106  通过目录快速定位到文档
130

技巧107  目录样式的美化
130

技巧108  让目录的格式应用于其他文档中
133

技巧109  快速补添目录
133

第7章  Word文件保护与打印技巧
135

7.1  文档保护技巧
135

技巧110  密码的安全性
135

技巧111  设置只允许查看文档
136

技巧112  指定可以编辑该文档的用户
137

技巧113  只保护文档中的部分内容
138

技巧114  仅允许对指定区域编辑
140

技巧115  将文档标记为最终状态
141

7.2  文档打印技巧
142

技巧116  不打开文档立即执行打印
142

技巧117  设置纸张双面打印
143

技巧118  打印指定页的内容
143

技巧119  打印任意指定的内容
144

技巧120  巧妙打印出背景
145

技巧121  将A4页面打印到16开纸上
146

技巧122  多页缩版到一页上的打印
147

技巧123  打印多份文档时按页码顺序自动排列好
147

技巧124  轻松打印书籍小册子
148

第8章  表格数据编辑技巧
149

8.1  常见数据编辑技巧
149

技巧125  单元格内字符强制换行
149

技巧126  输入可计算的分数
150

技巧127  粘贴数据匹配目标区域格式
151

技巧128  让粘贴数据随原数据自动更新
152

技巧129  将表格快速转换为图片
153

技巧130  数字转换为日期
154

技巧131  文本格式数字转换为数值格式
155

技巧132  用格式刷快速引用格式
156

技巧133  一次性复制公式到多个工作表中
156

技巧134  一次性清除表格中所有单元格的格式设置
157

技巧135  导入网页中的有用表格
158

技巧136  根据网页内容更新工作表数据
159

8.2  快速定位与查找替换
160

技巧137  一次性选中所有空值单元格
160

技巧138  快速准确定位多个任意的单元格区域
160

技巧139  选取多个工作表的相同区域
161

技巧140  查看公式引用的所有单元格
161

技巧141  快速选取相同格式的单元格
163

技巧142  计算时忽略空单元格
164

技巧143  数据替换时自动设置格式
165

第9章  单元格合并及格式设置的妙用
167

9.1  设置单元格格式输入特殊数据
167

技巧144  输入会计用大写人民币值
167

技巧145  解决输入的身份证号码不能正确显示问题
168

技巧146  快速输入有部分重复的数据
169

技巧147  设置数据以万元为显示单位
170

技巧148  根据数据大小区间自动显示不同颜色
171

技巧149  当计算结果为正值时自动在前面加"增长"文字
172

技巧150  约定数据宽度不足时用零补齐
173

技巧151  自定义格式的数据转换为实际数据
174

9.2  解决合并单元格后的几个常见问题
175

技巧152  合并单元格时保留所有数据
175

技巧153  取消单元格合并后一次性填充空白单元格
176

技巧154  解决合并单元格的自动筛选问题
178

技巧155  解决合并单元格的排序问题
179

技巧156  合并单元格中公式的复制
181

第10章  数据的批量处理技巧
182

10.1  数据批量填充中的技巧
182

技巧157  为什么用填充柄填充序号时不能递增
182

技巧158  在连续单元格中输入相同日期
182

技巧159  快速输入2月份的工作日日期
183

技巧160  一次性输入1月份的星期日日期
184

技巧161  仅填充单元格的格式
185

技巧162  快速输入数字的阶乘数据
186

技巧163  一次性在不连续单元格中输入相同数据
187

技巧164  让空白单元格自动填充上面的数据
187

技巧165  海量相同数据的快捷填充
188

技巧166  忽略非空单元格批量建立公式
189

10.2  行列的批量处理
190

技巧167  两列数据互换
190

技巧168  一次性隔行插入空行
191

技巧169  实现只要某一列中单元格为空时就删除该行
192

技巧170  删除整行为空的所有行
193

10.3  数据的合并与拆分
194

技巧171  合并两列数据并自动删除重复值
194

技巧172  一个单元格中的数据拆分为多列
196

技巧173  一个单元格中的数据拆分为多行
197

技巧174  合并两个表格的数据
199

第11章  数据排序、筛选、分类汇总技巧
201

11.1  突出显示满足条件的记录
201

技巧175  突出显示出销售额大于6000元的记录
201

技巧176  快速查看"财务用品"销售量前3名所在月份
202

技巧177  在成绩表中特殊标注出低于平均分的记录
203

技巧178  标识出只值班一次的员工
204

技巧179  查找库存商品中"亏"的数据
204

11.2  数据排序、筛选技巧
205

技巧180  对姓名进行笔划排序
205

技巧181  设置自定义排序
207

技巧182  使用RANK函数进行排序
208

技巧183  筛选销售金额大于10000元或小于1000元的记录并排序
208

技巧184  筛选出销售金额小于1000元或者销售数量小于20个时的

记录
210

技巧185  筛选成绩表中成绩排名前5位的学生
211

技巧186  筛选出各项培训成绩都大于80分的记录
212

技巧187  筛选出只要一门培训成绩大于90分的记录
213

技巧188  筛选出"笔"类商品的销售记录
214

技巧189  筛选出开头是指定文本的记录
215

11.3  分类汇总技巧
216

技巧190  同时分类统计销售总数量与销售总金额
216

技巧191  多级分类汇总的应用范例
218

技巧192  只显示分类汇总的结果
220

技巧193  利用单变量求解预定销售计划
221

技巧194  巧用单变量模拟运算表快速计算员工业绩奖金
222

技巧195  根据贷款利率与还款能力计算可贷款金额
223

技巧196  规划求解确定最优生产方案
224

第12章  数据透视表应用技巧
228

12.1  数据透视表的建立与编辑技巧
228

技巧197  不重建数据透视表只修改数据源
228

技巧198  使用外部数据创建数据透视表
228

技巧199  选择部分数据建立数据透视表
231

技巧200  数据透视表为何无法删除
231

技巧201  将数据透视表转换为普通表格
232

12.2  数据透视表的数据处理技巧
232

技巧202  快速更改数据透视表汇总方式
232

技巧203  统计各品牌商品销售金额占总销售金额的百分比
233

技巧204  统计档案表中各个年龄段的人数（数据分组）
234

技巧205  快速查看显示项的明细数据
235

技巧206  快速对数据透视表进行排序
235

技巧207  筛选查看某一项费用的统计值
236

技巧208  使用切片器进行筛选
237

12.3  数据透视图的应用技巧
239

技巧209  筛选数据透视图内容
239

技巧210  快速设置图表布局
240

技巧211  快速查看数据系列明细
240

第13章  图表应用技巧
242

13.1  图表创建及编辑技巧
242

技巧212  怎样实现选择不连续数据源建立图表
242

技巧213  使用其他工作簿中的数据创建图表
242

技巧214  用复制的方法快速向图表中添加系列
244

技巧215  一张图表中既使用柱形又使用折线
245

技巧216  使用迷你图
246

技巧217  将建立的图表转换为静态图片
247

技巧218  固定图表的大小与位置让其不改变
247

技巧219  实现在Word中编辑Excel图表
248

技巧220  让复制到Word中的图表跟随Excel的数据源自动更新
249

13.2  图表对象格式设置技巧
249

技巧221  图表标题与表格标题同步更新
249

技巧222  重新更改条形图的显示顺序
250

技巧223  让水平轴的标签显示在图表外
251

技巧224  将垂直轴显示在图表正中位置
252

技巧225  在次坐标轴上显示较小的数据系列
253

技巧226  重新设置复合饼图中第二绘图区包含数
255

技巧227  隐藏不需要的数据系列
257

技巧228  设置图表区域图片填充效果
258

13.3  图表分析技巧
259

技巧229  使用趋势线分析
259

技巧230  涨/跌柱线使用技巧
261

技巧231  自定义误差量
261

第14章  常用函数应用技巧
263

14.1  公式和函数编辑实用技巧
263

技巧232  查看长公式中某一步的计算结果
263

技巧233  快速获取函数的参数提示
263

技巧234  快速找到所需要的函数
264

技巧235  将公式计算结果转换为数值
265

技巧236  将公式中的部分公式转换为数值
266

技巧237  大范围复制公式
266

技巧238  保留没有输入完整的公式
267

技巧239  隐藏公式实现保护
268

14.2  数据统计分析技巧
269

技巧240  计算总销售额（得知每种产品的销售量与销售单价）
269

技巧241  统计某一经办人的总销售金额
269

技巧242  统计各部门工资总额
270

技巧243  用通配符对某一类数据求和
271

技巧244  统计出指定班级分数大于指定值的人数
271

技巧245  统计出某两种型号产品的销售件数
272

技巧246  按奇数月与偶数月统计销量
273

技巧247  根据生产的件数自动追加奖金金额
274

技巧248  统计各班级平均分
275

技巧249  计算一车间女职工的平均工资
276

技巧250  统计工资大于3000元的人数
277

技巧251  统计各店面男装的销售记录条数（双条件）
277

技巧252  返回上半个月单笔最高销售金额
278

技巧253  返回企业女性员工的最小年龄
279

技巧254  分别统计各班级第一名成绩
280

技巧255  使用DAYS360函数计算总借款天数
280

技巧256  判断应收账款是否到期
281

技巧257  计算出员工工龄
282

技巧258  实现根据工龄自动追加工龄工资
283

技巧259  根据业务处理量判断员工业务水平
284

技巧260  按不同性别判断成绩是否合格
285

技巧261  根据不同的返利率计算各笔订单的返利金额
286

技巧262  使用VLOOKUP函数查询任意员工工龄
287

技巧263  根据产品名称自动返回产品的单价
287

技巧264  查找指定月份、指定专柜的销售金额
289

技巧265  返回成绩最高的学生的姓名
290

技巧266  计算个人所得税
291

第15章  主题、背景、模板与母版的应用技巧
294

技巧267  快速应用主题美化演示文稿
294

技巧268  在同一个演示文稿中设置不同的主题
295

技巧269  自定义创建演示文稿时的默认主题
296

技巧270  保存网络上下载的模板主题方便下次使用
296

技巧271  重置主题的背景样式
297

技巧272  设置了主题的背景样式后如何快速还原
299

技巧273  使用图片作为幻灯片的背景
299

技巧274  使用网站上的模板
302

技巧275  将下载的演示文稿保存为我的模板
303

技巧276  对模板进行加密保护
304

技巧277  更换幻灯片版式
305

技巧278  在母版中插入页脚文本
306

技巧279  批量删除演示文稿中的备注信息
307

第16章  幻灯片中文本操作与应用技巧
309

技巧280  使用艺术字添加标题
309

技巧281  设置标题文字纹理填充效果
310

技巧282  设置标题文字映像效果
312

技巧283  在形状中添加文本达到突出显示或美化效果
312

技巧284  快速美化文本框
313

技巧285  快速引用文本框的格式
315

技巧286  排版时增加行与行之间的间距
315

技巧287  设置文字竖排效果
316

技巧288  为文本添加项目符号
317

技巧289  快速将文本直接转换为SmartArt图形
318

技巧290  当文本为多级别时如何转换为SmartArt图形
319

技巧291  将正文文本拆分为两个幻灯片
320

技巧292  文字超过文本框大小时自动缩排文本
322

技巧293  为文本设置分栏
323

第17章  图片、表格、图表、SmartArt图形应用技巧
324

17.1  使用图形、图片及SmartArt 图形设计幻灯片版面
324

技巧294  幻灯片中多图片的快速组合
324

技巧295  根据需要裁剪图片
324

技巧296  快速将图片更改为形状的样式
326

技巧297  让插入的多张图片准确摆放
327

技巧298  设置图形的图片填充效果
328

技巧299  一次性选中图片中的多个对象
329

技巧300  运用自选图形表达数据关系范例1
330

技巧301  运用自选图形表达数据关系范例2
332

技巧302  列表型图示很简单
333

技巧303  流程型图示的创建
336

技巧304  关系图示的应用
337

技巧305  将SmartArt图形转换为文本
338

17.2  幻灯片中应用表格与图表的技巧
339

技巧306  将Word文档中的表格复制到幻灯片中使用
339

技巧307  在幻灯片中插入Excel表格
340

技巧308  插入企业各项收入统计图表
342

技巧309  插入已创建好的Excel图表
343

技巧310  复制使用Excel图表并保持数据自动更新
345

第18章  自定义幻灯片中对象的动画效果
346

18.1  应用自定义动画效果
346

技巧311  将动画效果更改为"翻转式由远及近"
346

技巧312  对单一对象指定多种动画效果
347

技巧313  手动绘制动画路径
348

技巧314  为所有幻灯片添加相同的动作按钮
349

18.2  播放时间设置技巧
351

技巧315  延长动画的播放时间
351

技巧316  精确设置动画播放时间
352

技巧317  播放动画让对象自动隐藏起来
353

技巧318  播放动画时让文字按字、词显示
354

技巧319  播放动画时让文字逐行显示
355

技巧320  为幻灯片添加切片的效果
356

技巧321  擦除式幕布的效果设计
356

第19章  多媒体对象应用技巧
359

19.1  声音的处理技巧
359

技巧322  为幻灯片添加贯穿始终的背景音乐
359

技巧323  录制声音到幻灯片中
360

技巧324  录制音频后快速裁剪无用部分
361

技巧325  设置幻灯片播放时的画外音效果
361

19.2  视频的处理技巧
362

技巧326  插入影片文件
362

技巧327  当幻灯片不能识别视频格式时用暴风影音转换
363

技巧328  不让观众在播放前看到视频内容
365

技巧329  自定义视频的播放"屏幕"的外观
366

19.3  其他多媒体对象的处理技巧
367

技巧330  插入网站中的Flash动画
367

技巧331  启用宏保障幻灯片中影片畅通播放
368

技巧332  添加GIF动态图片
369

第20章  演示文稿放映和输出技巧
371

20.1  演示文稿的放映
371

技巧333  设置观众自行浏览放映模式
371

技巧334  远程同步观看幻灯片放映
372

技巧335  设置从第2张幻灯片开始放映
373

技巧336  任意选择性地播放幻灯片
374

技巧337  设置每张幻灯片的播放时间（排练计时）
375

技巧338  播放幻灯片时用笔做标记
377

20.2  演示文稿的输出
378

技巧339  将演示文稿保存为PowerPoint 97-2003兼容格式
378

技巧340  一次性将各张幻灯片都保存为图片
379

技巧341  将演示文稿保存为模板
380

技巧342  将演示文稿打包成CD
381

技巧343  以讲义的方式将幻灯片插入到Word文档中
382

技巧344  将演示文稿保存为PDF文件
383

第21章  Office日常办公应用问题集
385

21.1  Word文档日常办公常见问题
385

技巧345  插入文档中的图片怎么变成了黑色方框
385

技巧346  图片置于底层了，怎么再次选中
386

技巧347  解决合并数字类型域后小数位增多的问题
387

技巧348  巧妙解决粘贴后文本顺序改变的情况
388

技巧349  怎样恢复变小的光标和"导航"文字
389

技巧350  为什么按Delete键和Backspace键不能删除内容
390

技巧351  为何出现"一个或多个页边距设置于可打印区域之外"
391

技巧352  单击目录不能跳转到文档中对应的位置上
392

技巧353  当前页中剩余空间很多就开始自动分页
393

技巧354  为什么在执行打印时总是打印出空白页
394

技巧355  为什么页码打印出来是"1/1"
394

技巧356  为什么格式总是莫名其妙地"丢失"
395

技巧357  为什么移动光标时，输入法不停地变化
396

技巧358  邮件合并时如何只合并部分记录
396

21.2  Excel日常办公操作常见问题
398

技巧359  向下滑动鼠标查看文档时可以让表格标题与列标识始终

显示吗
398

技巧360  同时打开了多个Excel文档可以一次性将它们都关闭吗
399

技巧361  如何删除最近的文件列表
399

技巧362  打开工作表发现没有行号、列标了
400

技巧363  为什么滑动鼠标中键，工作表会随之进行缩放
401

技巧364  对数字应用了"文本"后，数字数据并没有变成文本数据
401

技巧365  解决公式中计算结果无法自动更新的问题
402

技巧366  怎样查找星号*（非通配符）
402

技巧367  更改了图表数据源，为何图表中数据标签不能同步更改
403

技巧368  添加了"自动筛选"，日期不能分组筛选了
404

技巧369  完成数据的合并计算后，原表数据更新了，但结果不能

同步更新
404

技巧370  解决更新数据源后数据透视表不能相应更新的问题
405

技巧371  解决刷新数据透视表后所有格式都消失的问题
406

技巧372  公式返回"#DIV>0!"错误值
406

技巧373  公式返回"#N>A"错误值
407

技巧374  公式返回"#NAME?"错误值
407

技巧375  公式返回"#NUM!"错误值
407

技巧376  公式返回"#VALUE!"错误值
408

技巧377  公式返回"#REF!"错误值
408

21.3  PowerPoint演示文稿操作常见问题
409

技巧378  解决幻灯片次序混乱的问题
409

技巧379  解决文本超过文本框长度问题
410

技巧380  有办法在脱机时也能使用Office Oline上的剪贴画吗
410

技巧381  放映幻灯片时如何将小喇叭图标隐藏起来
411

技巧382  放映时想要隐藏幻灯片内容怎么办
412

技巧383  放映过程中想要使用搜狗搜索怎么办
412

技巧384  解决打印出的幻灯片次序混乱问题
413

作者简介

怎样成为职场高效能人士？怎样从职场办公中脱颖而出？怎样提高办公效率享受美好生活？看看这本随身查小书吧，一册在手，办公无忧。

《Office高效办公应用技巧》全书共21章，Word部分讲解了Word文本编辑，表格、图形等对象的处理、页面布局及文档排版打印技能等；Excel部分讲解了数据编辑、数据的批量处理技巧，以及函数、数据透视表和图表的应用等；PowerPoint部分介绍了幻灯片模板和主题的应用、幻灯片文本操作、幻灯片的动画、多媒体对象的应用技巧等，第21章列出了Office使用中的常见问题集，为读者提供查阅参考。

本书适合办公人员、文秘人员作为随身速查手册。

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