《每天学点时间整理术》章节试读

《每天学点时间整理术》的笔记-行为管理的首要技能是善于选择 - 行为管理的首要技能是善于选择

- 行为管理的首要技能是善于选择。并给你的选项标上颜色。
- 红色意味着不得不停下手边正在做的事情，立即去做的事。立即！
- 红色的活动是指高回报而且紧急的事情（意味需要立即采取行动）。
这种事情的一些例子包括：网络出现故障，交通事故，设备故障，项目的最后期限，计划外的会议，客户投诉，家里的孩子生病，员工没来上班，没有牛奶了，老板临时提出要求。这些都是显而易见的选择，一旦发生我们就必须应对。
- 绿色活动是创造价值。绿色活动是培养关系。绿色活动是我们的学习和成长，能使我们成为最好的自我。绿色活动帮助我们平衡工作和个人生活。绿色活动是高回报、高附加值的活动。
- 绿色活动包括日常计划、陪伴家人的时间、建立业务关系、销售电话、写提案、培训、锻炼、长期规划、阅读、徒步旅行、跑步、骑自行车、买菜、瑜伽、烹饪、清洁、陪朋友的时间，以及几乎每一项能提高我们身体和职业素质的活动。
- 黄色活动既不需要立即采取行动，也不是能够增值的活动，但它们在一定程度上具有比较小的价值。
- 黄色表示警告。
黄色活动可以推迟到更适合的时间去做。
黄色活动的例子包括清除电子邮件、办公室备案、做一个费用报告、计划一个假期、付账单、社交、玩游戏、上Facebook、上Twitter、联系一个老朋友，或预约医生。黄色的活动也是需要做的，但不用赶在今天、明天就做，甚至可能在一周后都用不着做。
- 灰色的活动完全是浪费时间。不要浪费“灰质”在灰色活动上。只要说“不”就行了！如果我们诚实地面对自己，我们都知道下面这些例子是哪种活动。这些例子包括八卦，垃圾邮件，消极，抱怨，上网冲浪，走神，长时间上Facebook、Twitter、YouTube，玩游戏，等等。还记得我们前面所说的，我们需要克服的第一项困难就是没有能力对这些活动说不。
- 把你的时间装在桶里
－－ 把你的时间放在这6个桶里。每天都检查每一个桶，这样就不会有什么东西从缝隙中漏掉了。
- 1号桶——每个月的日历， 用它来装载计划中的未来事件。
- 1号桶是每月一个的桶，或者换句话说，是你每个月的日历。每个月的日历可以是纸质的，也可以是电子的。它是用来收集和装载未来的事件和预定活动的。你可能已经这么使用日历很多年了。
- 2号桶——万能的桶
2号桶是个万能的桶。它与1号桶相似，是一个放置未来的事情和活动的地方。用它收集和装载没有列入计划的活动（要做的事情）。 与1号桶不同的是，万能的桶里面装的是还没有安排的未来事件和活动。
- 3号桶——当天用的桶
3号桶是用来计划和追踪当天活动的，如今天的日程和活动清单。
- 我们称之为AAA桶：预约（Appointments）：今天的预约。行动列表（Actionlist）：今天的活动列表或者待做事项列表。附加事项（Additions）：今天突然出现的事情。
3号桶的功能就像一个指南针。它会向我们显示下一步计划做什么。它显示了我们前进的方向和在什么时间应该做什么事情。它还为我们提供了一个地方去记录这一天里突然出现的“计划内/计划外”的东西。
- 4号桶——记忆桶
4号可以用来记录那些需要长期保存以备日后查阅的信息。
- 记录（Documenting）重要信息授权（Delegating）给别人或者接受别人的授权追踪（Tracking）一系列的事件和你所接收到的信息4号桶是我们记录当天收到的重要信息的地方，我们认为这些信息在以后会用得上。这里说的是一个标注了日期的、连续的、最后被存入档案的永久纪录。
- 5号桶——手边的数据桶
追踪的5号桶是指尖的数据桶。这里装载的是我们需要时刻携带在手边的重要信息，其中可能包括目标、项目、文件、电子表格、图片、你的地址和电话号码目录、情况说明书等， ，以便快速查询。
- 设置5号桶的目的是把我们需要放在手边的数据集中起来。集中意味着把我们需要的所有重要信息都放在一个信息源之中。如果我们这么做了，我们的活动管理就会变得简单至极。
- 6号桶——通讯桶
6号桶是交流用的桶。这个桶是指你的语音信箱和电子邮箱，你用于接收和保存传入信息的地方。
安排你的盘子－－像数一、二、三一样简单
- 第一步：确定把什么活动放在今天的盘子里。
如果你把盘子里的所有东西都看作有相同的价值，这将会是不堪重负和令人生畏的一天。另一方面，如果你借助信号灯的隐喻来看待盘子里的东西，他们就不再是不堪重负的了。根据活动的收益，可以将活动分为红、绿、黄、灰四类，并区别对待。
方法这很简单，逐个检查每一个桶，然后把你想要当天完成的活动移到3号桶——每天用的桶里。
我们建议按照以下顺序完成这项工作：
- 检查1号桶，你每个月的日历。把你日历上面记的所有今天的预约都移到今天的3号桶里面约会的部分。
- 接下来， 浏览你的2号万能桶。这里面集中了所有你需要操心的杂七杂八的东西，把它移到每天用的桶里。
- 记住，你得每天都检查你的万能桶，并及时地把相应的活动转移到3号桶里，要不然万能桶就不会对你有多大的帮助了。
- 现在再看看昨天的3号桶。如果有什么没有完成的活动遗留在那里了，把它移到今天的3号桶里。
- 然后看一看昨天的4号桶——记忆桶。如果你记录了什么需要后续行动的事情，你可以把它移到今天的活动列表里。如果这事情不着急，你也可以把它放到你的万能桶里，放在那里它就不会被忘记了。
- 检查你的信息桶，那里面有你计划的未来结果、你的目标。
- 检查你的通讯桶，语音信箱和电子邮箱。
- 第二步：给每项活动赋一个值，一个颜色值。 以便能做出更好的选择。
- 记住交通指示灯，确定哪项活动是红色的、绿色的或者黄色的。把相应颜色的字母写在每项活动的前面，例如R是红色，G是绿色，Y是黄色。借助标色/赋值进行的编码活动，能让你在每天开始的时候就对各种活动有一个期望。有时候，当工作环境发生了改变，事件对应的颜色也会随之改变。我称这种活动为变色龙活动，因为变色龙就是根据环境不同变化颜色。
- 第三步： 使用规划指南，帮助你确定什么时候、什么地方、怎么样完成这些活动。
- 虽然你很可能并不是按照最初安排的方式实现的，但是你对时间的安排将会为你提供一种策略，在需要的时候它可以用于应对改变。
我们有5个方法可以帮助你安排自己的时间。它们就是：必要性现实性可行性有效性自发性
- 必要性　问自己的第一个问题是：“哪些事情是今天绝对必须完成的？”
然后像跟自己约会一样安排出处理这些事情的时间。尽可能早地完成这些必须完成的事情。
- 现实性　问自己的下一个问题是：“我所做的安排现实吗？”
记住：事情实际需要的时间总是会比你认为它需要的时间要长，而且长得多。所以在你认为完成某项活动所需要的时间基础上，至少再留出20%的额外时间用于完成这项活动。同时，你还要决定用这一天里的哪些时间，或者说在哪个时间盒子里，完成你盘子里的各项活动。给每一项绿色活动都留出相应的时间空间。当你分配时间给你想要做的事情的时候，这有助于你做出比较现实的安排。
- 可行性　再下一个问题是：“完成这些活动的最可行的办法是什么？”
做计划的时候，要把重要的、能增值的活动安排得远离当天混乱的时间，以免受到干扰。同时，把类似的事情集中在一起处理。例如，你有一定数量的信件要回复，一次性把它们都处理了。有研究表明，当人们“批处理”某些事情的时候，他们的工作效率会更高。
- 有效性　现在要问自己的问题是：“处理这些事情的最有效的方式是什么？”
考虑考虑你盘子里的哪些事情是可以委托给别人的，并且将其委托给别人。把你一天中精力最充沛的时间分配给最需要你全身心投入的活动。
- 自发性　最后，我们问自己：“我得保留多少时间用于应付计划内/计划外的突发事件？”
可以预见的是，总会有意外发生。永远不要把你的盘子装满。一定要留出一些时间用于处理突然出现的事情。
- 不仅要执行，还得变通！
- 个人原则是永远、永远、永远不要在跟别人进行交流的时候还处理其他工作。
- 建立一个“结果列表”，而不是一个“待做事项列表”
- 我们的身体每90到120分钟就会自然完成一个精力循环。用大约90分钟的时间从事一项活动，然后安排一个15分钟的比较轻松的活动以便恢复精力，这样我们便可以全天都保持精力充沛。