《不会写，怎敢拼外企——TCS三级跳 解析商务英语写作经典案例》章节试读

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《不会写，怎敢拼外企——TCS三级跳 解析商务英语写作经典案例》的笔记-读书摘抄 - 读书摘抄

TCS三级写作
Tone
Content
Structure
首先要考虑语气，有两个决定因素：1. 对方的身份，2.你们正在沟通的这件事情的性质；其次考虑内容，有三个决定因素：1. 你为什么写这封邮件，2. 你想让对方做什么，3. 对方为什么应该做；最后考虑结构，找出每个要点的逻辑关系，用Barbara Minto女士的金字塔结构画出大纲。TCS的逻辑思考方式可以让读者养成先想后写的习惯，有效提升沟通效率。
金字塔原理
-Reason给原因
-Details 给细节
-Results 出结果
-Examples 给例子
-Comparisons 做比较
-Statistics 列数据
工作报告
Completed:已经完成的事务
In Progress: 正在进行中的事务
To Do: 下周需要做的新事务
尽量用小标题
尽量用表格

TIP:复杂事情尽量不超过三点

TIP:正面原则:
永远不说做不到什么,说能做到的
永远不说对方不能做什么,说他应该做的

STAR原则帮您吹牛不脸红
拉拉在这封“吹”自己的邮件中，反复用到了STAR原则——Situation/Task, Action, Result。所以她吹牛不需要脸红。
怎样做到STAR？先陈述“Situation/Task——当时的情况和挑战”，然后说明 “Action——自己采取的具体行为”，最后阐述“Result——产生的正面结果”。
找到WE
但很多时候，您的需求和对方的需求是不同的。怎么办呢？这时，您需要后退一步，仔细想想，您和对方一并处在一个怎样的利益群体中，这个利益群体的共同目标是什么，您和对方的相似点（而不是相异点）有哪些。这样，您的目标和对方的目标就很容易调整成一致了，您也就成功地找到了WE。
（一个平庸但有人跟从的观点，远比一个绝妙但无人理会的观点强得多。）沟通学研究的是，怎样用您的观点去打动对方，不管这个观点是否完美。您说服他人的本领锤炼得越纯熟，您在职场楼梯上将攀爬得越高。
说服八步骤(Eight-step Motivated Sequence)
第一步：“problem/opportunity——提出问题/机会”，接下来的每一个步骤都起到“kicker”的作用。一个建议被“kick”了七次，基本就化腐朽为神奇了。
第二步：“+/- impact——正负效应”，站在对方的角度分析。解决了这个问题，或接受了这个机会，会带来怎样好的结果；否则，后果会如何糟糕。这时给对方的描述要有画面般的效果。
第三步：“Solution——解决办法”，给出一条解决办法即可。这是充分必要条件下的解决办法。所谓充分条件，指的是采用了这个办法，一定会有帮助；所谓必要条件，指的是要解决这个问题，必须得采取这个办法。
第四步：“Features——这个解决办法的优点”，可以抓住最强的三个特点阐述。
第五步：“Benefits——这个解决办法会给对方带来的好处”，这一步非常关键，也容易被人忽略。记住，“Features tell, benefits sell.”（“特色”只起描述作用，而“益处”是可以让您卖出商品的。）在您没有将这些优点与对方联系起来的时候，它们都是没有意义的。
第六步：“Evidence——证据”，根据社会法则（social norms），人们往往认为在面对同样的境况时，他人做出的决定是经过了慎重考虑的，于是自己多半也会照着做。如果之前有人选择了这个解决办法并获得成功，这样的证据会有力地帮助您赢得更多的伙伴。
第七步：“Summary——总结”，用一句让人印象深刻的话总结。
第八步：“Call for action——号召行动”，有些人已经努力地一步步让对方认同了自己的观点，好不容易将对方带到即将作决定的关口，却在紧要关头输掉全局，因为他们没有最后告诉对方该怎么做。所以，用第八步给整个过程画上一个有成果的句号。
Tip：少用形容词，多用数据和事实
写邮件顺序：
加附件
正文
标题
地址栏
为什么建议这样的顺序呢？我们一步一步来解释。
第一步：加附件。原因一，写邮件的人太容易忘记加附件了。避免这一低级错误的有效方法就是，有附件马上加，丝毫不拖延耽搁。原因二，不管正文、标题和地址栏在后期有何修改变化，附件是不会变的。所以，为什么不一开始就加上呢？
第二步：正文。这一部分最耗时间。您可以用袋鼠老师的TCS三级跳来构思，写完后可以反复修改。
第三步：标题。这是邮件各部分中最关键的，标题的成败决定对方是否会打开邮件阅读，标题需要简洁清晰地传达邮件正文的信息。如果邮件正文是“statement”，那么标题就是“restatement”，您说该先写哪个呢？
第四步：地址栏。将它作为最后一步，有两个原因。原因一，当地址栏是空着的时候，您错误地发出未写完或还不完美的邮件（比如未带附件）的几率为零。当您检查完各项，已经胸有成竹时，再填上地址栏，按发送键吧。原因二，写完其他各部分时，您会更清楚，谁是这封邮件的“直接相关人”(to)，谁是这封邮件的“间接相关人”(cc)，谁是“无关者”，这样填出来的地址栏更准确。
如果是告知型的文书，如通知某次会议、宣布某场比赛，那么新闻记者使用的经典“6W/H Questions”可以作为您的“checklist”。
如果是复杂一些的话题呢？--“四对问题”（Four Pairs of Questions）。四对（也就是八个）问题，提供了看同一话题的八个角度，帮您做到全面周到。
Same: 这家供应商和我们原来合作过的或有可能合作的供应商们之间有何相似之处？
Different: 这家供应商有哪些自己的独特之处？
Whole: 整个行业的基本要素有哪些？
Parts: 这家供应商的内部结构是怎样的？在运作中有哪些关键角色？
Time: 这家供应商何时成立的？过去的发展过程如何？其发展前景如何？
Space: 这家供应商在哪里起家的？已经占据了哪些市场？
Cause: 为什么我们要考虑用这家供应商？
Effect: 我们与这家供应商合作后的结果会如何？可能出现的优势和风险依次是什么？