有效商务写作
出版社:清华大学出版社
出版日期:2003-12-18
ISBN:9787302074496
作者:克莱兰
页数:198页
内容概要
Jane K.Cleland是国际知名的商务教员和演说家。网络商务节目和国家商务出版物上都有她的定期访谈，她本人也有多本论著出版，包括《把最关键的放在第一位：成功的工作和生活战略》。
书籍目录
1.理清思路/
2.在纸上或电脑屏幕上撰写初稿/
3.撰写高质量的初稿/
4.实用的写作技巧/
5.修改——让文章更加明确有力/
6.确定所需的审校方式/
7.校对——让文章尽善尽美/
8.自信的写作//
附录一简化你的文章//
附录二正确使用介词
作者简介
最优秀的商务写作有着自己特有的规则。它必须做到读起来亲切却不絮叨，专业却不沉闷，有针对性却不专横。本书将向你解说这些规则，告诉你如何在这些规则的指导下写出明确、有力而直接的电子邮件、书信和报告书——并能节约1/3的写作时间！
本书具有很强的实用性，书中的模型简单易行，并且经过了实践的检验，配合一系列练习，向你逐一介绍如何针对每个读者进行写作，如何传递信息，如何激发动力等内容。任意翻开一页，你都能发现写作的玄机所在：
说服并影响决策者的报告书；
一语中的电子邮件和书信；
鼓励互动的互联网页；
激发学习热情的培训资料;
一目了然的电子邮件主题
每天，你写的东西和写作方式都会影响到你的职业成败。本书为你提供了大量技巧、规则和指导，帮助你处理好每一段商务写作，使之读起来紧急、明确，达到你的预期效果。
图书封面
发布书评
精彩书评 (总计1条)
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原文：http://www.jianshu.com/p/cb3d71806550在阳志平老师的[平克写作八原则](http://www.yangzhiping.com/psy/pinker.html)一文中，提到写作尽量不要用元话语，如果不得不用，可以采用提高“情感指数”的方法。那么，什么是情感指数？如何运用“情感指数”来提高写作质量呢？答案在[有效商务写作](http://book.douban.com/subject/1147916/)一书中有详尽的解释，先摘录整理如下：#什么是情感指数及如何计算？关注读者的文章更可能有效地打动对方，因此，你需要学会审视自己的作品是不是对自己或公司的立场进行了过分强调。**“情感指数”**就是用来评估对读者的关注程度的。通过将文章中提及读者的次数与谈及自己或公司的次数进行比较，你可以大致了解自己的文章在多大程度上做到了以利益为导向，对目标读者又有多大的吸引力。 计算“情感指数”时，首先要看看文章里有多少次提到了目标读者：“them”，需要计算的表达方式包括： - 代词的运用： **要表达对读者的重视最简单的方法之一就是使用代词“you”和“your”。**- 共同利益的描述：**确保正“情感指数”的另一种方法是提及一些与读者共有的特定利益、活动或者经历。**- 读者姓名的使用：**引用读者姓名是提高“情感指数”的一种最简单的方法。**- 对读者的暗指：**以动词做句子开头，即采用祈使语气的写作技巧可以有力地表达自己的观点，其中暗含的主语是代词“你”。**----接下来，计算一下文中还有多少次提到你和你的公司：“us”（不要把那些同时指代读者和作者的“we”算进来）。 把上面两个数字相减（“them”的次数减去“us”的次数），结果应当得出一个正数。数值越大，说明文章越重视读者。而文章越重视读者，就越容易实现有效的沟通。例如；考察下面这段由科学实验室起草的通知>We are pleased to announce that our new facility is open and ready to accept all microbiological tests.（我们很高兴地宣布，本实验室的新设施将对外开放，随时准备承接各类微生物实验。） 请注意，上面这段话没有提及实验室的客户，却两次提到了作者的公司（“we”和“our”）。其情感指数计算如下： Them 0 Us (2) 情感指数 －２ 把注意力从实验室转移到客户那里，同样的内容就可以用一种更有力的方式表达出来。来看看下面这个版本： >Your microbiological tests will be turned around more quickly, and you’ll enjoy a higher degree of accuracy than was previously available, because our new facility is now open and ready for your business.（现在，您可以更加迅捷地完成微生物实验，同时提高实验精确度－我们的新设施对外开放了，随时准备为您服务。） 本例中，三度提到公司的客户（两次“your”，一次“you”），而只有一处提到了实验室(“our”)。 Them 3 Us (1) 情感指数 ２ 大声朗读这两个句子。第一句用了一个老套的开头，把注意力集中在公司身上：“We are pleased to announce…”。改写后的句子一开始就点出了客户可以获得的利益：“Your microbiological tests will be turned around more quickly…”。能感觉到第二句话传达出来的强大影响力吗？ ##提高情感指数方法一：有意识地活用代词 **要表达对读者的重视最简单的方法之一就是使用代词“you”和“your”。**再来看看上例中改写后的那句话： >Your microbiological tests will be turned around more quickly, and you’ll enjoy a higher degree of accuracy than was previously available, because our new facility is now open and ready for business. 新实验室对外开放的消息本身并不涉及对读者的任何好处，但在句子开头加上“you”或“your”之后就不一样了。试试看吧。 一旦聚光灯转向了目标读者，你自然就会关注他们所看重的利益。下面是一些以代词“you”或“your”为开头的句子，看看这么处理会带来什么样的效果：- “Your business matters to us…”（你的事也是我们的事……） - “Your concern for your patients is why we strive to achieve perfection…”（你们对病人的关心激励我们努力做到尽善尽美……） - “You know how important it is that your patients have trust in their test results…”(你知道让病人相信他们的测试结果有多重要……) ##提高情感指数方法二：描述共同利益 **确保正“情感指数”的另一种方法是提及一些与读者共有的特定利益、活动或者经历。**例如，不要说“The company is pleased to announce that the ABC software upgrade will be installed on Wednesday, allowing more research to be done in-house.（我们公司很高兴地宣布，ABC 软件将在本周三完成升级，届时更多研究试验得以在室内进行）”，而说“Researchers will be glad to know that the ABC software upgrade will be installed on Wednesday, allowing more research to be done in-house.(研究人员将迎来一个好消息，ABC 软件将在本周三完成升级，届时更多研究试验得以在室内进行)”。**“研究人员”**的提法就代表着一种共有利益。 想一想你和读者有什么相同的地方。你们是同一团队或小组的成员吗？你曾同他们一起去用假蝇钓鱼吗？他们对电脑升级产品感兴趣吗？不管这些共有的兴趣、活动或者经历是什么，找出一两个写进文章中去，就会增强文章的感染力。 ##提高情感指数方法三：使用读者的姓名 **引用读者姓名是提高“情感指数”的一种最简单的方法。**但是，你也要注意使用方式，因为过度使用别人的名字会被人一种做作的感觉，显得你是在阿谀奉承。 本章的后面将探讨一些称呼问题，你会了解到在文章的开头提及某人的姓名一般来说都能收到挺不错的效果(例如，Dear Deorge，或者 Dear Dr.Janson)。你也可以考虑在文章结尾处再提及读者，例如，Thank again,Ｍatthew,for your assistance.(马修，再一次感谢你的帮助)。 但是，在书信或其他沟通形式的正文里引用任人名，就要谨慎一些了。在正文中加进人名会使文章显得过于亲昵，甚至有卑躬屈膝之嫌，这是要不得的。也不要对引述人名感到灰心丧气：*关键是要确保语气适度。有一种方法可以帮助你做到这一点，大声朗读你的文章，就像是在同读者谈话。如果文章读起来比较自然，那写出来也八九不离十了。 *除了直接引述人名外，还有一种使用读者姓名的方法，就是用某种人群类别来称呼读者，比如，工作头衔。如果收信人很多，而你又不能一一写信给他们的情况下，这种方法很有效。例如，业务通讯或新闻稿，读者群都比较广泛。例如，“Employees with more than five years’service need to update their forms.(５年以上工龄的员工需要更新自己的表格。)”就是引用总体人群中的特定细分来提及读者的例子。在这里，细分出来的是具有５年以上工龄的员工。 ##提高情感指数方法四：充分运用暗指的作用**以动词做句子开头，即采用祈使语气的写作技巧可以有力地表达自己的观点，其中暗含的主语是代词“你”。**例如，如果你这么写，“Attend the meeting and let me know whether an agreement is teached.(参加会议然后告诉我们是否达成协议了)”，不难看出这里是指你的读者而言的。其实你就是在说“You attend the meeting and you let me know whether an agreement is teached.(你去参加会议然后你告诉我们是否达成了协议)”。请注意，在这个例子当中我们共有两次提到了读者，因为句中暗含着两个代词“你”。 祈使语气是一种屡试不爽的提及读者的方法，能够以一种强有力的、直接的方式将信息传递给读者。而且强有力的语气暗示着一种紧迫感，可以激发读者做出回应。 在某些情况下，祈使语气就不一定适合了。例如，在一封写给老板的电子邮件中，如果你说“Review the attached report.(查看附件报告)”，就很别扭，因为祈使语气听起来就像你在发号施令，以这种方式跟老板说话，绝大多数人都会感觉不舒服。相反，你可以软化命令的语气，写成“Please review the attached report.(请查看附件报告)”。一个“请”字就充分调整了你的语气，同时还保持了一种强烈的祈求。写作时你必须判断何时应该用“请”字。 可以采用这种方法：发生朗读你的文章，如果听起来太生硬无礼，那就加上“请”字，对比下面的例句： Call today. `Please` call today. (今天打电话。 请今天打电话。) Fill out the form. `Please` fill out the form. (填写这些表格。 请填写这些表格。) Attend the meeting. `Please` attend the meeting. (参加这次会议。 请参加这次会议。) 注意一下“请”字是如何既表达出友好、礼貌的语气又不失祈使句的强硬和直接。 你可能会为微生物实验室写一份这样的通告：“Send us your microbiology tests and discover the difference in quality and speed our new facility makes.(将微生物试验的情况发送给我们，并明示其质量上的差异，以加快我们新设备的制造进度。)”或者你可能会说：“Please send us your microbiology tests and discover the difference in quality an speed our new facility makes. （请将微生物实验的情况发送给我们，并明示其质量上的差异，以加快我们新设备的制造进度。）”你更喜欢哪一种说法？ 有些人觉得在这种情形下使用“请”字太不专业，就好像你在乞求别人似的。其他人则认为加上“请”字更礼貌，更正式一些。在这个例子当中，这两种观点都不完全正确，但也都没有错——每个人对这句话都有不同的感受，事情就是这样。 你的最后决定在一定程度上取决于你的感受，并不是每个人都能很自在地使用祈使句的命令口吻。还有些人认为使用“请”字是加强了恳求的语气，这在商务写作中显得极不专业。因此，你必须根据具体的案例做出具体的判断。 有些时候你会通过组织句子语言在作为作者的你与读者之间构造一种联系，这样也是对读者的一种暗指。例如，在句子“It’s important to check your credit on an annual basis.(每年核查一下你的资信状况非常重要)”中，你暗指的就是读者。根据目标读者的不同，这句话可以说成：“It`s important (if you intent to buy a home)to check your credit on an annual basis.[（如果你有一套房子，）那么每年核查一下你的资信状况非常重要。]”或者是说：“It’s important (if you intent to buy a home )to check your credit on an annual basis.[（如果你想买套房子，）那么每年核查一下你的资信状况非常重要。]”再或者：“It’s important (for you)to check your credit on an annual basis.[（对你来说，）每年核查一下你的资信状况非常重要。]” 对读者的暗指是一种灵活，有效的技巧，能帮助你提高“情感指数”。 注：摘自P53-58
精彩短评 (总计10条)
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英文案例是本书唯一的缺点，但任不能妨碍本书作为一本优质系统性写作的教材。在写作当中我们需要注意：#1写作的目的是什么；#2明确对方下一步采取什么行为；#3开头结尾要精彩内容要简洁可信；#4非常严格对待初稿；#5多次审校保证质量；#6每完成一件事再去做下一件事；￥质量才是，速度不是。 -
好书！内容对口有用！//老实说我快气死了 到处都是没有效率的人 但这本书是很棒的啊 -
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H152.3/4248
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非常好的工具书 -
商务沟通 -
主要读了第二章，“情感指数”讲解得非常棒！ -
真的就一般水平的一本书. 商学院 communication 课里特别特别基础的东西...不要被上面的群 high 误导了...英文写作不如: https://lagunita.stanford.edu/login?next=/courses/Medicine/Sci-Write/Fall2014/progress 讲的好. 这种老生常谈...还不如去看一本跟沟通相关的书来得快...=-= 就差差评了.. -
一般般 -
对写作还是有一点帮助的。 #DayOne# -
很好的商务写作教材，很多时候我们并不懂得如何写好一篇商务短文